1 kwietnia 2021 rozpoczął się spis powszechny ludności. Czy Narodowy Spis Powszechny Ludności i Mieszkań jest zgodny z RODO? Czy musimy obawiać się o bezpieczeństwo naszych danych? Na te i inne pytania związane ze spisem powszechnym postaramy się odpowiedzieć.

Spis trwa od 1 kwietnia 2021 do 30 września 2021 (data ustalona po nowelizacji ustawy spisowej).

Czym jest spis powszechny?

Spis powszechny ludności (spis ludności) to badanie statystyki ludności na określonym terytorium, które ma na celu zebranie informacji o jego stanie i strukturze.

Realizowany jest co 10 lat (ostatni spis miał miejsce w 2011 a pierwszy w historii Polski w 1921) .

Dane pozyskane podczas spisów powszechnych mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu opracowań, zestawień i analiz statystycznych. Mogą być również wykorzystane w celu aktualizacji operatów (pisemnych opracowań) do badań statystycznych prowadzonych przez służby statystyki publicznej.

Czy spis powszechny jest obowiązkowy?

Zgodnie z ustawą o statystyce publicznej udział w Narodowym Spisie Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 jest obowiązkowy. (art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r.)

Oznacza to, że nie można odmówić udziału w spisie. Nie pomoże również „wymówka na RODO”.

Spis jest obowiązkowy i dotyczy:

– każdej osoby fizycznej (zarówno Polaków jak i cudzoziemców), którzy stale zamieszkują lub czasowo przebywają na terenie Polski;
– Polaków, którzy czasowo przebywają za granicą;
– wszystkich mieszkań budynków, obiektów zbiorowego zakwaterowania i innych zamieszkanych pomieszczeń, które nie są mieszkaniami.

Co jeśli się nie spiszę?

Wtedy może zostać nałożona kara nawet do 5 tys. zł, a w przypadku podania nieprawdziwych informacji grozi nawet do dwóch lat więzienia. (art. 56 i 57 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.) Kara grzywny grozi też za przesłanie ankiety po terminie, czyli po 30 września 2021 roku.

Forma spisu powszechnego

Forma uznana za obowiązkową to tzw. samospis internetowy. Formularz dostępny jest za pomocą interaktywnej aplikacji na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego https://spis.gov.pl/

Aby wejść do formularza spisu powszechnego należy kliknąć „PRZEJDŹ DO APLIKACJI SPISOWEJ”, a następnie zalogować się. 

Do formularza spisowego można zalogować się na przykład:
– poprzez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (Login.gov.pl: profil zaufany, bankowość elektroniczna),
– przy użyciu numeru PESEL i nazwiska panieńskiego matki,
– specjalnie nadanego hasła (w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL).

Ważna informacja!
Od momentu zalogowania się mamy 14 dni na dokończenie samospisu.

Czy mogę spisać się w inny sposób niż drogą internetową?

Tak. Inne metody spisu to (dostępne od 4 maja 2021):   
– spis telefoniczny (wywiad telefoniczny),
– bezpośredni spis przy pomocy rachmistrza spisowego (wywiad bezpośredni).

Jak zidentyfikować rachmistrza?

Rachmistrzowie telefoniczni rozpoczynają pracę od 4 maja 2021r.

Każdy rachmistrz spisowy posiada odpowiedni identyfikator – zdjęcie, imię i nazwisko, nr identyfikatora, datę ważności identyfikatora, informację do jakich działań jest upoważniony.

Możesz zweryfikować rachmistrza poprzez:

• Wykonanie telefonu na infolinie spisową: 22 279 99 99
• Kontakt z Wojewódzkim Biurem Spisowym w wojewódzkich Urzędach Statystycznych lub właściwym Gminnym Biurem Spisowym
• Kontakt online- na stronie spisu w zakładce “Sprawdź rachmistrza”

Jakie przepisy regulują spis powszechny?

Z pełnym wykazem akt prawnych, które regulują wszelkie kwestie związane z przeprowadzeniem Narodowego Spisu Powszechnego Ludności i Mieszkań w 2021 roku, można zapoznać się na stronie: https://spis.gov.pl/regulacje-prawne-spisow/

Spis powszechny a RODO

Podstawą do przetwarzania danych osobowych w przypadku spisu powszechnego jest ustawa o Narodowym Spisie Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r.

Oznacza to, że nie obowiązuje tutaj zgoda osoby, której dane dotyczą, a więc RODO nie stanowi podstawy do odmowy udziału w spisie powszechnym.

Jakie dane znajdziemy w spisie powszechnym?

Zarówno dane osobowe zwykłe jak i wrażliwe umożliwiają identyfikację osoby, której dane dotyczą.

Zbierane dane dotyczą przede wszystkim:
– charakterystyki demograficznej (płeć, wiek, miejsce zamieszkania, stan cywilny, kraj urodzenia, obywatelstwo);
– aktywności ekonomicznej osób (aktywność zawodowa, miejsce pracy, rodzaj działalności zakładu pracy, wykonywany zawód, wymiar czasu pracy, rodzaj źródła utrzymania, rodzaje pobieranych świadczeń);
– poziomu wykształcenia;
– niepełnosprawności (samoocena niepełnosprawności prawne orzeczenie o niepełnosprawności lub niezdolności do pracy, stopień niepełnosprawności );
– migracji wewnętrznych i zagranicznych (okres zamieszkania w obecnej miejscowości, miejsce poprzedniego zamieszkania w kraju, miejsce zamieszkania rok przed spisem, fakt przebywania kiedykolwiek za granicą, rok przyjazdu/powrotu do Polski, miejsce zamieszkania za granicą, rok wyjazdu z Polski); 
– charakterystyki etniczno-kulturowej (narodowość, język jakim posługują się domownicy); 
– gospodarstwa domowego i rodziny (stopień pokrewieństwa z reprezentantem gospodarstwa domowego, tytuł prawny do zajmowanego mieszkania);
– stanu i charakterystyki zasobów mieszkaniowych (mieszkań i budynków) – m.in. takie informacje, jak: rodzaj i ilość pomieszczeń mieszkalnych, stan mieszkania, własność mieszkania, liczba osób w mieszkaniu, powierzchnia użytkowa mieszkania, własność mieszkania/budynku, tytuł prawny do zamieszkiwania mieszkania itp.).  

Wszystkie podane dane powinny być zgodne na dzień 31.03.2021
Co ważne – żadne dane nie będą publikowane pod nazwiskiem, a jedynie opracowywane zbiorczo.

Na jakie pytania nie musimy udzielać odpowiedzi?

Nie ma wymogu udzielenia odpowiedzi (możemy zaznaczyć „nie chcę odpowiadać na to pytanie”) na temat:
– wyznania religijnego,
– subiektywnej oceny zdolności wykonywania codziennych czynności,
– grup schorzeń powodujących trudność w wykonywaniu codziennych czynności.

Czy nasze dane osobowe będą bezpieczne?

Za ochronę danych osobowych odpowiedzialny jest Administrator Danych. W przypadku spisu powszechnego jest nim Prezes Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Jego obowiązkiem jest wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z  RODO. 

Urząd statystyczny zapewnia, że pozyskane dane są pozyskane wyłącznie w celach statystycznych a wszystkie dane objęte są tajemnicą statystyczną i są prawnie chronione, ponadto:
– w procesie przetwarzania danych osobowych uczestniczą wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora Danych do przetwarzania danych osobowych z zachowaniem zasady zawartych w RODO;
– wszystkie osoby zaangażowane w prace spisowe są zobowiązane do przestrzegania tajemnicy statystycznej, a za jej złamanie grożą wysokie sankcje karne a nawet kara pozbawienia wolności;
– dane jednostkowe podlegają anonimizacji¹;
– zebrane dane służą wyłącznie w celu opracowań i analiz statystycznych;
– spis powszechny jest realizowany z zachowaniem najnowszych standardów bezpieczeństwa, z wykorzystaniem nowoczesnych technik teleinformatycznych.

Warto pamiętać, że zasada tajemnicy statystycznej ma charakter absolutny, jest wieczysta, obejmuje wszystkie dane osobowe zawarte w spisie i nie przewiduje żadnych wyjątków dających możliwość jej uchylenia.

¹Anonimizacja danych czyli nieodwracalne przekształcenie danych osobowych w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Czy osobie, której dane dotyczą przysługują prawa zawarte w RODO?

Badania statystyczne statystyki publicznej są regulowane odmiennie, jeżeli chodzi o prawa osób do ochrony swoich danych.  Zgodnie z zapisami europejskich aktów prawnych:

„Prawo do bycia zapomnianym” nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do celów statystycznych.

Polska ustawa o Narodowym Spisie powszechnym ludności i mieszkań z dn. 9 sierpnia 2021 wymienia artykuły rozporządzenia RODO, które nie mają zastosowania w przypadku osób biorących udział w spisie.

I tak respondentom nie przysługuje prawo do:

• dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
• sprostowania (poprawiania) danych osobowych,
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

OSTROŻNOŚCI NIGDY NIE ZA DUŻO

Podsumowując:

• Pomimo zabezpieczeń warto zachować ostrożność i przed rozpoczęciem spisu w formie internetowej upewnić się czy adres domeny na której znajduje się spis jest poprawny. Dlatego najlepiej wejść na aplikację spisową z poziomu strony https://spis.gov.pl/
• Nie klikaj w linki lub załączniki ze stron nieznanego pochodzenia.
• Uważaj na wszystkie wiadomości mailowe związane ze spisem powszechnym – mogą okazać się one próbą oszustwa. Zobacz jak działają hakerzy poprzez wiadomości mailowe- https://www.e-kursyrodo.pl/falszywe-wiadomosci-mailowe/
• Pamiętaj, że jeśli sam nie zgłosisz chęci spisu poprzez inną metodę niż formularz internetowy, rachmistrz nie może się z Tobą kontaktować ani telefonicznie, ani bezpośrednio. Uważaj więc na telefony dot. spisu powszechnego, zwłaszcza gdy sam nie zgłaszałeś prośby o spis telefoniczny. Mogą okazać się one próbą wyłudzenia danych osobowych. Tak samo uważaj na rachmistrzów „chodzących po domach”. Lepiej zawsze zweryfikuj taką osobę przed tym jak ujawnisz jej swoje dane.