Szkolenia z RODO są niewątpliwie istotnym elementem w minimalizacji błędów popełnianych przez pracowników, jak i samej kadry kierowniczej, w przestrzeganiu zasad ochrony danych osobowych. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych narzuca na przedsiębiorcę szereg obowiązków i reguł oraz wdrożenia procedur zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych jak i biznesowych. Kluczem do ich zrozumienia jest odpowiednia ich interpretacja, a w niej pomagają przemyślane i profesjonalnie przygotowane szkolenia.

Z tego artykułu dowiesz się, jakie nieprawidłowości pod względem ochrony danych osobowych najczęściej występują w firmach oraz jak im zapobiegać.

Szkolenia z RODO – dlaczego są ważne?

W każdej firmie pracownicy codziennie popełniają szereg błędów związanych z niestosowaniem zasad ochrony danych osobowych. Do najczęstszych nieprawidłowości możemy zaliczyć:

– brak szyfrowania załączników zawierających dane osobowe wysyłanych w wiadomościach mailowych;
– wysyłanie hasła do zaszyfrowanego załącznika w tym samym lub w kolejnym mailu, zamiast za pomocą innego kanału komunikacji (np. SMS-em);
– brak stosowania zasad polityki czystego biurka, ekranu, czyli np. nieblokowanie ekranu komputera przed opuszczeniem stanowiska pracy, pozostawianie dokumentów oraz nośników z danymi osobowymi w miejscach gdzie przebywają osoby do nich nieuprawnione;
– wyrzucanie dokumentów, które zawierają dane osobowe do kosza bez wcześniejszego ich trwałego zniszczenia, tj. za pomocą niszczarki.

Wyżej wymienione problemy mogą przerodzić się w dalsze konsekwencje dla firmy, przykładowo:

– kontrolę z Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
– karę pieniężną z w/w Urzędu,
– próbę uzyskania przez poszkodowaną osobę dodatkowych bonusów (najczęściej dodatkowy rabat), co jest równoznaczne ze stratą finansową,         
– utratę wizerunku firmy i co za tym idzie zmniejszenie ilości klientów,                                                                          

Natomiast sam pracownik narażony jest na naganę lub nawet karę finansową.

Jak zminimalizować ryzyko wycieku/ naruszenia?

Pamiętaj, jeśli chcesz zminimalizować ryzyko wycieku lub naruszeń ochrony danych osobowych w Twojej firmie, przeprowadź szkolenia z RODO dla pracowników. Pracownicy, szkolenie z RODO powinni odbyć jeszcze przed rozpoczęciem pracy na danym stanowisku. Pierwsze szkolenie z RODO powinno zawierać zrozumiały opis teorii oraz przykłady jej zastosowań w praktyce. Istotne jest dostosowanie szkolenia  RODO do branży, a także do stanowisk pracowników. Osoba obejmująca stanowisko kierownicze będzie potrzebować obszerniejszej i głębszej wiedzy o tym, w  jaki sposób chronić dane osobowe, jakie działania podjąć w wyniku naruszenia, czy kradzieży /zgubienia laptopa z danymi osobowymi klientów, pracowników itp. Kierownik powinien również czuwać nad tym jak jego pracownicy przetwarzają dane i czy robią to zgodnie z prawem. Natomiast pozostali pracownicy powinni przede wszystkim wdrożyć w pracy dobre praktyki RODO, np. przestrzegać polityki czystego biurka, szyfrować dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną, niszczyć dokumenty za pomocą niszczarki, używać silnych haseł.   

Czy szkolenia z RODO powinny być cykliczne?

Szkolenia z RODO powinny być przeprowadzane w formie cyklicznej tzn. być przeprowadzane co najmniej raz w roku. Warto, aby szkolenia przypominające z RODO pracownik odbył ponownie w przypadku gdy:

–  nie przestrzega zasad i procedur RODO, np. notorycznie zostawia dokumenty z danymi osobowymi na biurku, do których mogą mieć dostęp osoby nieuprawnione, wyrzuca dokumenty z danymi osobowymi do kosza bez ich wcześniejszego zniszczenia w niszczarce;
– doprowadził do naruszenia ochrony danych wysyłając np. wiadomość mailową zawierającą dane osobowe do innej osoby niż docelowy adresat;
– zmienił stanowisko pracy, z takiego które nie wymagało pracy z danymi osobowymi na takie, które teraz tego wymaga np. awansował z pracownika produkcji na kierownika, zyskując przy tym dostęp do danych osobowych swoich pracowników;
– wraca do pracy po dłuższej przerwie, np. związanej z urlopem macierzyńskim, czy zwolnieniem chorobowym.

Szkolenia z RODO w formie przypominającej warto, aby zawierały tylko najważniejsze kwestie teoretyczne i skupiały się na praktycznym zastosowaniu zasad RODO w codziennej pracy. Dzięki temu pracownik może poznać i nauczyć się dobrych nawyków i zasad ochrony danych osobowych.

Szkolenia oferowane przez e-kursyrodo.pl są nastawione przede wszystkim na praktykę, w przystępny sposób wyjaśniają kluczowe pojęcia, prawa i obowiązki wynikające z RODO.