Jakie są problemy przedsiębiorców z RODO? RODO pomimo wielu opracowań i dodatkowych wyjaśnień, a także wielu konferencji dla przedsiębiorców w dalszym ciągu jest uważane za skomplikowane.

To już ostatni artykuł z cyklu “Trzy lata z RODO” – zobacz dwa pozostałe:
Statystyki RODO: https://www.e-kursyrodo.pl/statystyki-rodo/
Pandemia a ochrona danych: https://www.e-kursyrodo.pl/pandemia-a-ochrona-danych/

Problemy ze zrozumieniem RODO, lęk przed wdrożeniem go

Przepisy zawarte w RODO w dalszym ciągu przynoszą właścicielom firm problem z poprawnym ich zrozumieniem- co również wiąże się z lękiem przed czymś nieznanym i niepewnym. Na pewno wiąże się to z lękiem przed ujawnieniem jakichś nieprawidłowości w firmie- tymczasem jest to tak naprawdę korzyść, ponieważ finalnie może mieć to bardzo dobry wpływ na firmę i jej funkcjonowanie.

Zarówno przypadkowe ujawnienie danych, jak i umyślne ich wykradnięcie to sytuacje, które stanowią w e-commerce realne zagrożenie. W związku z tym z powyższych decyzji PUODO warto wyciągnąć konkretne wnioski.

Naruszenia to nadal realne zagrożenia niemal dla każdej branży. W związku z tym warto wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia

Szukanie oszczędności pieniędzy i czasu

Wdrożenie RODO często wiąże ze sporym poświęcaniem czasu i pieniędzy. Jest to oczywiście wydatek przedsiębiorców- jednak zdecydowanie jest on wart swojej ceny.

Przedsiębiorcy szukali i będą szukać oszczędności. Zwłaszcza pogarszająca się sytuacja wielu przedsiębiorstw związana z  pandemią COVID -19 wymusiła na wielu przedsiębiorcach tzw. „cięcia kosztów”. Jedni całkowicie zrezygnowali z fundusz na ochronę danych inni zdecydowali się na wykupienie gotowych dokumentacji. „Gotowce” mogą okazać się pozorną oszczędnością zwłaszcza gdy pochodzą z mało wiarygodnych źródeł (np. od firmy która dopiero co powstała i nie ma dużego doświadczenia z danym osobowymi lub są w bardzo niskich kwotach – ryzyko kupienia dokumentacji, która została skradziona z innego miejsca). Takie „gotowce” mogą stanowić pułapkę, gdy dokumentacje należy samodzielnie uzupełnić. Często osoba w firmie, która ma być za to odpowiedzialna nie posiada podstawowej wiedzy na temat RODO i ochrony danych. Może to doprowadzić do błędnego uzupełnienia dokumentacji (nawet gdy mamy instrukcję, jak ją uzupełnić). Kolejny powód, dla którego odradzamy kupowania gotowej dokumentacji – nigdy nie będziesz mieć pewności co do jej poprawności.

Pamiętajmy, że zawsze „gotową dokumentację” należy traktować jako wzór, który trzeba dostosować do danej firmy, działalności, potrzeb, ilości pracowników, itd.  

Dokumentacja bez wcześniejszego audytu (analizy, jakie działania zostały podjęte w celu ochrony danych) nie będzie w pełni skuteczna. Może się bowiem okazać, że do przedsiębiorstwa należy wprowadzić takie rozwiązania (procedury, regulaminy), które będą niestandardowe.

Tylko w dniach 25-30.05.2021 masz szanse kupić nasz PRAKTYCZNY KURS RODO z 30% zniżką.
Twój kod rabatowy: 3latazRODO
Zacznij działać zgodnie z prawem

Kary nie są nakładane na przedsiębiorców zbyt często

To daje złudne poczucie bezpieczeństwa u wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy prowadzą małe biznesy. Z takim poczuciem nie przykładają z byt dużej wagi do ochrony danych osobowych swoich pracowników, czy klientów. Takie podejście może doprowadzić do poważnego naruszenia danych a w rezultacie do kontroli PUODO.

Problem – działania cykliczne RODO

RODO to nie coś co wprowadzi się raz i „po sprawie”. Ochrona danych osobowych wymaga działań cyklicznych (ciągłych) i zaplanowanych z wyprzedzeniem. Ta ciągłość działań sprawia trudność, bo jesteśmy przyzwyczajeni, aby coś zrobić raz i zapomnieć o tym – to prawie tak jak z nauką do egzaminu, który chcemy tylko zaliczyć. Przy skutecznej ochronie danych nie ma miejsca na to by o niej zapominać.

Ten punkt ma ogromne znaczenie przy szkoleniu pracowników. Szkolenia pracownicze z zakresu RODO należy przeprowadzać przynajmniej raz do roku – właśnie dlatego, aby pracownicy pamiętali o zasadach do jakich muszą się stosować.

Co powinno być przeprowadzone systematycznie?

• audyt cykliczny (raz do roku),
• szkolenia pracownicze (raz na rok),
• dokumentacja (sprawdzenie zgodności z prawdą, przy zmianach w prawie).
• regulaminy, procedury,
• zmiany w prawie, również branżowym (na bieżąco).

Częsty problem: „RODO mnie nie dotyczy”

To wciąż często spotykany argument powtarzany jak mantra, głównie przez osoby, które swoją działalność prowadzą już wiele lat i wcześniej nie musiały dopasowywać działalności pod tą sferę. Tacy przedsiębiorcy mają swoje przyzwyczajenia – i nic dziwnego – nie rozumieją dlaczego nagle mają je zmieniać. Niestety te zmiany są konieczne do prawidłowego dalszego funkcjonowania firmy w obecnych realiach.

RODO to nie tylko problemy. Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia RODO?

Wdrożenie RODO to nie tylko obowiązek i spore problemy, ale też szeroki pakiet korzyści.

1. Prawidłowe i skuteczne wdrożenie RODO nie tylko pozwala na ochronę praw lub wolności osób fizycznych- służy też interesom przedsiębiorców. Dzięki RODO są oni w stanie skuteczniej chronić swój informacyjny kapitał.
2. Dzięki temu, że RODO jest neutralne technologicznie, przepisy w nim zawarte nie hamują rozwoju nowoczesnych technologii. Prawidłowa inwentaryzacja posiadanych danych osobowych oraz zapewnienie ich prawidłowości i aktualności przekłada się na skuteczne działanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Realizacja zasad przetwarzania danych wyrażonych w RODO jest obustronną korzyścią administratora i osoby, której dane dotyczą.
3. Wdrożenie RODO pozwala wykryć różne nieprawidłowości w firmie, które są uciążliwe dla przedsiębiorcy. Jest w takich przypadkach doskonałą okazją do uporządkowania wszystkich nieprawidłowości (np. tzw. „wyspy” nieaktualnych danych, stare umowy outsourcingowe) co przekłada się na biznesowe korzyści.
4. Wzrosło zainteresowanie tematem ochrony danych osobowych, a wraz z tym również poziom świadomości osób, których dane dotyczą. Nieraz działania podejmowane podczas wdrożenia RODO (np. analiza posiadanych danych) zachęca administratorów do podejmowania inicjatyw biznesowych.

---

Podsumowanie cyklu „Trzy lata z RODO”

Podsumowując, 3 lata RODO pokazują, że wciąż potrzebna jest odpowiednia edukacja i pomoc dla przedsiębiorców w temacie ochrony danych osobowych. Potrzebne są też nowe rozwiązania jak i ułatwienia dla już istniejących zasad, tak aby ochrona danych osobowych była jeszcze bardziej zrozumiała, przystępna a jej stosowanie było powszechniejsze. Jeszcze daleka droga przed osiągnięciem stanu w, którym każdy będzie wiedział w jak skutecznie chronić dane. O ile taki stan rzeczy jest w ogóle do osiągnięcia, biorąc pod uwagę ciągłe zmiany w sferze technologicznej jak i sytuacjami, które nie zostały wcześniej przewidziane. 

Sytuacja, jaką jest wzrost próby oszustw i wyłudzeń powinna nie dawać nikomu wątpliwości co do tego, że ochrona danych osobowych jest i będzie konieczna. Dane osobowe, naszą tożsamość, prywatność powinniśmy chronić zwłaszcza teraz bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Powinniśmy przygotować się na nowe wyzwania w dziedzinie ochrony danych jak i bezpieczeństwa IT.

Sprawdź, jak możemy pomóc chronić dane osobowe w Twojej firmie:
Kurs RODO online – https://www.e-kursyrodo.pl/kurs/rodo-kurs-ogolny-2/
Indywidualna oferta dla firm – https://www.e-kursyrodo.pl/oferta-dla-firm/
Pełna oferta ochrony danych osobowych w Twojej firmie – https://standarder.pl/oferta-ochrona-danych/